退職願のフォーマット例｜Word・PDFで使えるテンプレートと正しい書き方
2026/02/24
「退職願のフォーマットがわからない」「正しい形式で書かないと失礼になるのでは」と不安に感じていませんか？ 退職は何度も経験するものではないため、書き方に迷うのは当然です。退職願と退職届の違い、縦書きか横書きか、封筒の書き方など、細かなマナーが気になる人も多いでしょう。
この記事では、退職願の正しいフォーマットを横書きテンプレート付きで解説します。そのまま使える形式で紹介しますので、安心して準備を進めてください。
退職願の正しいフォーマットとは
退職願には決まった書式があります。自由に書いてよいものではなく、基本構成を守ることが社会人としてのマナーです。とはいえ、難しい文章を書く必要はありません。重要なのは、簡潔で事実のみを記載することです。
なお、退職願は「お願い」の文書であり、会社に退職の承認を求める形式になります。そのため、感情的な内容や不満を書くものではありません。ビジネス文書として、必要事項を整えて提出することが大切です。
退職願の基本構成
退職願の基本構成は次の通りです。
- タイトル（退職願）
- 本文（退職理由と退職日）
- 提出日
- 所属部署・氏名
- 宛名（代表取締役など）
本文は非常にシンプルです。一般的には「一身上の都合により」という表現を使います。具体的な退職理由を書く必要はありません。
形式を守ることで、余計なトラブルを防ぐことができます。
縦書きと横書きの違い
退職願は伝統的には縦書きが一般的とされてきました。しかし、現在では横書きでも問題ありません。特にWordで作成する場合は横書きが主流です。
重要なのは、形式が整っていることです。文字の大きさや余白を整え、ビジネス文書として読みやすい状態にすることが大切です。会社の規定がある場合は、それに従いましょう。
そのまま使える退職願フォーマット例
ここでは横書きの退職願テンプレートを紹介します。Wordなどにそのまま貼り付けて使用してください。また、日付や氏名、退職日などはご自身の情報に書き換えてください。
退職願
私事、
このたび一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
〇〇年〇月〇日
〇〇部 〇〇課
氏名 〇〇 〇〇 印
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 殿
上記が基本形です。余計な文章を加える必要はありません。
Word用フォーマットのポイント
Wordで作成する場合は、次の点に注意します。
- フォントは明朝体またはゴシック体
- 文字サイズは10.5〜12pt程度
- 余白を十分に取る
- 印鑑は署名横に押す
宛名は左寄せにするのが一般的です。過度な装飾は不要です。
PDF用フォーマットの扱い
PDFで提出するケースは多くありませんが、データ保存用としてPDF化することはあります。PDFに変換する場合も、内容はWord版と同じで問題ありません。
会社から指定がある場合のみ、PDF提出にします。基本的には紙での提出が一般的です。
退職願と退職届の違い
退職願と退職届は似ていますが、書類の意味あいは異なります。この違いを理解していないと、提出タイミングを誤る可能性があります。
- 退職願：退職のお願い
- 退職届：退職の通知
つまり、会社の承認前か後かで使い分けます。
提出タイミングの違い
一般的な流れは次の通りです。
- 上司に口頭で退職意思を伝える
- 承認後に退職願を提出
- 手続き段階で退職届を提出
会社によっては退職願を提出しないケースもありますので、事前に就業規則を確認してください。
書き方の違い
退職願は「お願い申し上げます」と締めます。一方、退職届は「退職いたします」と断定表現になります。
表現が変わるだけですが、意味は大きく異なります。誤って提出しないよう注意してください。
退職願を提出するときの注意点
書類のフォーマットが正しくても、提出方法を誤ると印象を損ないかねません。最後まで誠実な対応を心がけることが大切です。
封筒の書き方
退職願は白無地の封筒に入れて提出します。表面には「退職願」と記載します。裏面には次の情報を書きましょう。
- 所属部署
- 氏名
直接手渡しするため、封はのり付けしないのが一般的です。
手書きとPCどちらがよいか
手書きでなければならないという決まりはありません。現在はPC作成が一般的です。ただし、会社の慣習によっては手書きを求められる場合があります。
迷った場合は上司に確認するのが安全です。形式よりも誠実な対応が重視されます。
まとめ
退職願のフォーマットは、決まった基本構成を守れば難しくありません。
- タイトルと本文は簡潔に書く
- 理由は「一身上の都合」で問題ない
- 横書きでも問題ない
- 退職届との違いを理解する
- 封筒や提出マナーにも注意する
退職は社会人としての一区切りです。最後まで丁寧に対応することで、円満退職につながります。正しいフォーマットを理解し、落ち着いて準備を進めてください。
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